會議時最容易犯的錯：在幻覺中迷路

白領工作者經常性地會在工作組織裡以會議的形式進行討論，而會議的目的常嚐試想要「找出解法」、「做出選擇」「進行規劃」...等等。但我觀察大部分的組織內會議的進行，最常飯的錯就是：「一同陷入幻覺模式下的集體迷路」！

真的嗎？為何會這樣？

初始狀態：簡單的結構

會議就是要有結論（否則不用開會），但期待的結論必然對應著一個問題（或挑戰）。因此，基本上一般的會議在一開始時的狀態就處於以下的簡單結構：

[ 會議的任務] → （達成目的的方法）→ 【目的】

簡單來說就是：開會的任務是針對一個目的，找到達成目的的方法。

這是一個很直覺的理解，理論上也是很直覺的方式就可以被處理的。但是人有百百種，每個人的經驗歷史、思維模式、邏輯力、價值觀...等等都有不少的差異，因此，就算是上述的簡單結構在會議初始時，其實每個人腦中的理解已存在著許多或巨大的差距。

第一個引發差距的源頭就是：通用字詞背後的理解。接下來的差距是對整個結構的理解或是想像，相乘下更放大了在會議室中每個人腦海裡的距離！

進階挑戰：基本的認知

會議進行中通常佔據最多時間的是「討論」，也就是你一言我一句的意見表達，或包括不同意見之間的攻防。這樣的階段理論上可被歸屬於實質面上的集體思考過程，所以我將之定義為「進階挑戰」。但有去的事，在這個進階的階段裡最大的阻礙其實還是來自於在基本上的認知並沒有被對齊，為何我會這麼認為？

我舉下面這些看似乎很平常、通用的（中文）詞彙為例，你的理解和定義為何？

• 方法
• 方向
• 作法
• 做法
• 手段
• 戰（策）略
• 戰術

我想對大多數人而言，都看得懂，都有感覺。但要每個人相對清楚地描述、解釋或定義時，就非常可能有不少差距，更何況若一般人的理解其實是錯的，那問題更大！

我再更近一步舉例：什麼是「做法」？什麼是「作法」？這兩個詞有何不同？再舉另一個例子：什麼是「戰略」？什麼是「戰術」？這兩者之間有何不同？

不同定義，不同理解，不同認知，就無法真有共識

本文並非要解釋、說明以上舉出來的詞彙。我是要表達如果會議室中的每個人對於議題的基本理解都不同，那麼花再多的時間或激烈的討論做出的決策，其實不是真有共識，甚至是決策本身存在著極高的風險可能。

那該怎麼辦？

按前面我所說的，在初始狀態就先消弭後續的認知差距，也就是先進行「認知」對齊。哪些理解要先對齊？上面舉出的七個詞彙就是可以先被處理的部分。

思維對齊的好處

一旦思維先被對齊，有以下的好處。

• 因果關係明確：不會錯將果為因。
• 先思考策略，而非討論舉措（戰術）。

這樣的好處讓集體於邏輯的道路上路徑清晰，並且時間感真實，也就是上飛機前、飛機起飛的過程、上了飛機後、飛機要降落的過程、已降落...的階段感受是鮮明的。這樣大家才不會一齊在沒有經緯度的空間裡，沒有方向性地（或各自以自己感知的方向）於空間中遊盪，也就是本文題目描繪的「在幻覺中迷路」。

一個實際的示範

假設一個團隊透過會議想要學習蘋果公司網站的成功原因，在過程中每個成員必然會給出各種不同面向、維度、體驗的看法。這樣發散的表達並沒有錯，但是非結構性的溝通和思索過程，對這樣的會議目的/宗旨不會有助益。

這時，會議主持人得發揮主導的角色，協助大家在踴躍發言時開始結構性地將不同看法嚐試歸納、歸類。在發集體言結束後於大家面前，進行歸納再歸納的操作過程，讓大家理解、接受歸納後的精簡歸類的價值（善用因果關係），最後就很容易得到期待的答案。

蘋果網站（含電商）的成功因素，歸納至最後只有三大重點：

• 「好看」：凸顯並行塑品牌價值與特色。
• 「好用」：保證網站在操作上的可親、效能。
• 「信賴」：意涵著網站背後的價值是提供服務（行銷服務、銷售服務、售後服務、客戶服務…），好的服務才能被信賴。信賴也代表著整體體驗（total experience）被保證。

這三個策略重點，可被包裝/描繪成：「二好一信策略」（2G+1 T strategy）。

成功的會議關鍵

進行一場成功的會議，有兩個關鍵：

• 腦袋清楚又能引導大家的主持人
• 會議成員有共同、正確對齊的認知。